Tudo o que um gestor precisa saber sobre o e-Social

Empresas de todo o país, com exceção de Microempreendedores Individuais (MEI) e produtores rurais, têm obrigação de prestação de contas no ambiente virtual e-social. 

É essencial que os empresários brasileiros estejam a par de todas as regras para cadastro no e-social e que o façam o quanto antes de acordo com suas datas. Afinal, a multa para quem não realiza esse cadastro não é baixa. Então, para evitar um gasto desnecessário com essa penalidade, fique atento às datas de cadastro e faça os lançamentos das informações com cautela e transparência. 



Mas afinal, você sabe o que é o e-social? Continue a leitura para descobrir mais sobre esse projeto. 

O que é o e-social?

O e-social é um programa do governo federal criado pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) que visa facilitar o recebimento de informações das empresas pelo governo. Instituído pelo Decreto nº 8373/2014, o objetivo do projeto é que seja uma plataforma única para armazenamento de dados previdenciários, trabalhistas e tributários.

Isto é, o e-social é uma maneira de os empregadores passarem a comunicar o governo, de modo unificado, sobre os trabalhadores, os vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, acidentes de trabalho, etc. 

Assim, os dados inseridos no ambiente virtual são gerenciados pelos órgãos: 

• Ministério do Trabalho e Emprego;
• Receita Federal;
• Caixa Econômica Federal;
• Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
• Ministério da Previdência Social.

A principal característica do programa é a obrigatoriedade de adequação ao sistema. Isso é, todas as empresas do país, independente de porte, segmento e etc, devem se cadastrar no sistema. Sendo que, empresas de grande e médio porte já tinham essa obrigação desde 2018. 

Com isso, os dados de empresas passam a estar unificados para acesso dos órgãos públicos e a transmissão dos dados simplifica a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, substituindo assim o preenchimento e entrega de formulários e declarações separados a cada entidade.

O resultado disso é maior transparência das informações e menor burocracia. 

Por que é importante? 

Primeiramente é importante destacar que, apesar da obrigatoriedade de cadastro, o e-social não é uma nova obrigação. Pelo contrário, ele é um programa para facilitar a realização das obrigações já existentes. 

Isso significa que ele é uma maneira que o governo federal encontrou para a unificação e digitalização dos processos. A obrigatoriedade se dá, justamente, para que dados trabalhistas não sejam ocultados. 

Logo, a importância do e-social é, principalmente, o fato de realizar suas obrigações de prestação de informações trabalhistas de modo mais simplificado. Além disso, o e-social é importante pois aumenta a transparência de todos os dados relativos à relação empregado – empregador. 

Um dos motivos para a criação desse programa se relaciona diretamente com a questão da transparência, afinal, foi desenvolvido para aumento da segurança das informações e para a redução de sonegação fiscal e a economia subterrânea.

Além disso, com o programa se aumenta a segurança e a autonomia no tratamento de dados corporativos. Dessa maneira, apesar de inicialmente parecer um impasse à organização, ele é, na verdade, uma facilidade a médio e longo prazo.   

Como funciona?

Como falamos anteriormente, o e-social não é uma nova obrigação. É por isso que nenhuma documentação é solicitada além das já costumeiras. Assim sendo, as obrigações que devem ser incluídas no e-social são as 15 conhecidas: 

• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Livro de Registro de Empregados (LRE);
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Comunicação de Dispensa (CD);
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
• Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
• Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad);
• Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (GRF);
• Guia da Previdência Social;
• Folha de pagamento.

Todas essas informações, antes enviadas de forma física, agora podem ser inseridas no sistema e-social. Ou seja, além das informações unificadas, o trabalho é menor. 

Mas o que é preciso realizar para utilizar o e-social? Bom, primeiramente, se faz o cadastro da empresa no sistema. Assim, todas as pessoas jurídicas ou físicas que tenham funcionários registrados devem entrar no sistema. Aqui a exceção são os MEIs e os empregadores rurais ou domésticos. 

As empresas foram divididas, então, por categorias. Cada uma delas com um prazo diferente para fazer o cadastro e adaptar a empresa ao sistema. Veja: 

As primeiras informações que devem ser inseridas no sistema são:

• S-1000: Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público;
• S-1005: Tabela de estabelecimentos, obras ou unidades de órgãos públicos;
• S-1010: Tabela de Rubricas;
• S-1020: Tabela de Lotações Tributárias;
• S-1030: Tabela de Cargos/Empregos Públicos;
• S-1035: Tabela de Carreiras Públicas;
• S-1040: Tabela de Funções / Cargos em Comissão;
• S-1050: Tabela de Horários /Turnos de Trabalho;
• S-1060: Tabela de Ambientes de Trabalho;
• S-1070: Tabela de Processos Administrativos/Judiciais;
• S-1080: Tabela de Operadores Portuários.

O cadastro das informações pode ser categorizado por eventos periódicos ou não periódicos, facilitando também para a organização e encontro das informações. Os pagamentos dos tributos relativos às informações presentes no e-social da empresa continuam a acontecer da mesma maneira que já ocorria. 

Por fim, uma última característica da plataforma é referente aos prazos. Ações classificadas como “não periódicos” tem prazos diversos. Já as ações que se classificam como periódicas, devem ser enviadas até o dia 7 do mês subsequente. 

Benefícios do e-social 

Em relação a benefícios, o e-social pode citar vários que contribuem com a prestação de informações. Uma delas é a facilidade de informar o governo sobre as ações da empresa. 

Além disso, o aumento da transparência das empresas para com o governo e vice-versa é uma possibilidade que é muito benéfica. 

No entanto, não são apenas essas as vantagens em adequar sua empresa ao e-social. Veja algumas: 

• Integração de dados dos colaboradores, assim, todas as documentações de cada funcionário serão apresentadas no sistema. Com isso, é muito mais fácil fazer, não somente a transmissão das informações, como também o controle dessas; 
• Suporte em questões legais que o sistema pode dar a empresa, isso porque muitos empregadores acabam tomando certas atitudes por desconhecimento da legislação. Com o e-social, esses problemas trabalhistas podem diminuir;
• Admissão e demissão de funcionários, também é beneficiada nesse sentido. Assim os processos se tornam mais claros. 

Conclusão 

Para resumir, é fundamental que você, empreendedor ou empreendedora analise as informações aqui apresentadas e se cadastre no e-social. Também é importante estar atento a todas as exigências do programa, e cuidar para não perder prazos. Afinal, isso pode ocasionar em uma perda financeira. 

Com o e-social, você garante mais segurança e transparência para sua empresa e seus colaboradores.