SPED Contábil: Saiba tudo sobre e como o transmitir

O termo SPED Contábil ainda é novidade para muitos empreendedores, apesar da ferramenta já ter sido publicamente disponibilizada há alguns anos. Assim, para evitar os riscos de uma transmissão da escrituração contábil atrasada ou enviada com irregularidades, é importante contar com a assessoria de um escritório de contabilidade.

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Isso porque contadores profissionais podem auxiliar em todo o processo de reunião e envio dos dados, de acordo com os parâmetros exigidos pelo Fisco.

Para sanar todas as suas dúvidas, preparamos este post com as principais informações sobre o SPED Contábil. Acompanhe a leitura para conferir!

SPED Contábil: o que é e para que serve?

Criado para facilitar o trabalho de profissionais dos mais variados segmentos, o SPED Contábil consiste em um sistema que permite às empresas transmitir dados e informações contábeis e tributárias para a Receita Federal. Dessa forma, descartando a necessidade de que documentos em formato físico sejam entregues à Junta Comercial.

Entre os benefícios proporcionados pela ferramenta, está a integração com sistemas NF-e, EFD e ECD. O que não apenas facilita o cruzamento de dados, como também aumenta a produtividade da área contábil da empresa. Pois, com o auxílio da tecnologia, é mais fácil encontrar erros no preenchimento de documentos.

Além disso, a quantidade de papel necessária para fazer o gerenciamento dos impostos é reduzida significativamente com o uso do SPED Contábil. Para a Receita Federal, a vantagem é que o órgão passa a ter mais controle no reconhecimento de quem são os bons e maus pagadores.

O que deve ser entregue no SPED Contábil?

O sistema é utilizado para entregar dados pertinentes à escrituração contábil do negócio, como:

• Livros contábeis;
• Livro razão e auxiliares;
• Livro diário e auxiliares;
• Balanços e fichas de lançamento comprobatórias;
• Balancetes diários.

Como funciona a transmissão do SPED Contábil?

Para que os livros contábeis sejam emitidos eletronicamente, é necessário que tenham uma assinatura digital, obtida por meio de um certificado de segurança do tipo A3.

Essa certificação representa a assinatura do responsável legal para transações financeiras, contábeis e tributárias realizadas na Internet. Nela, um par de chaves é gerado e armazenado em um token criptográfico inviolável ou um cartão inteligente.

Partindo do pressuposto que você já tem o seu certificado A3, a transmissão deve ser realizada com o uso de um software contábil, comumente utilizado por escritórios de contabilidade e contadores.

Um arquivo digital será gerado no formato específico, de acordo com a Instrução Normativa RFB n° 787/07. Então, o arquivo será submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido pelo sistema SPED.

Vale destacar, ainda, que a chave de validação é atualizada anualmente.

O representante legal da organização - ou o empresário - e o contabilista serão os responsáveis pela assinatura digital do arquivo. As funcionalidades para que as assinaturas digitais sejam feitas também estarão inclusas no aplicativo.

Após ser assinado, o documento deve ser encaminhado para o SPED. Que, por consequência, disponibilizará as informações necessárias para autenticação às Juntas Comerciais.

Uma série de validações serão feitas pela Junta Comercial, que finalmente as autenticará. Os dados de autenticação serão fornecidos ao titular da escrituração por meio do SPED e poderão ser consultados via Internet.

Após o recebimento, a escrituração contábil será armazenada em um banco de dados. O qual permitirá que cópias integrais do arquivo sejam obtidas pelos órgãos parceiros do SPED. Após ser transmitida, qualquer indivíduo com o arquivo poderá verificar sua autenticidade e, até mesmo, imprimir o documento. 

Prazos e quem deve entregá-lo

O prazo de transmissão do SPED Contábil é o mesmo anualmente. A escrituração deve ser realizada até o último dia útil do mês de maio do ano posterior ao que os documentos foram transmitidos. Sendo assim, às 23:59 do último dia útil de maio é o prazo final para a transmissão dos arquivos.

Não há como prorrogar esse prazo e, caso os arquivos não sejam transferidos a tempo, multas serão geradas para a empresa.

Por isso, contar com um escritório de contabilidade para cuidar desse processo é uma forma de assegurar que a escrituração contábil será entregue em segurança todos os anos.

Antes de concluirmos, é importante que você saiba de algo! Nem todas as organizações têm a obrigação de fazer sua escrituração contábil digitalmente e enviá-las por meio do SPED. O processo ainda é facultativo, independentemente do regime tributário escolhido.

No entanto, a obrigatoriedade da transmissão do SPED Contábil recai sobre empresas que se enquadram nos seguintes itens:

• Empresas optantes do Simples Nacional, que tenham recebido recursos de investidores-anjo;
• Empresas tributadas pelo regime de Lucro Presumido, que tenham distribuído um lucro superior ao da presunção;
• Empresas tributadas pelo regime de Lucro Real;
• Pessoas jurídicas isentas ou imunes, que foram obrigadas a apresentar o EFD no período de apuração;
• Sociedades em Conta da Participação.

Como você pôde ver neste artigo sobre SPED Contábil, apesar de sua emissão ser um processo relativamente simples, vale a pena contar com o auxílio de um escritório de contabilidade para cuidar dos assuntos contábeis e tributários do negócio.

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