É comum as empresas não saberem fazer os cálculos exatos para determinar quanto custa um funcionário. Afinal, não é somente o salário que deve ser levado em consideração, mas também todos os encargos aos quais ele tem direito.

Realizar a gestão desse processo financeiro é essencial para se manter dentro da lei. Caso contrário, a empresa estará propensa a diversas consequências, incluindo processos e multas.

Nesse artigo, você descobrirá, afinal, quanto custa um funcionário. Conhecerá todos os gastos envolvidos e, desta forma, aprenderá a calcular o valor exato. 

Abordaremos, ainda, as consequências de não cumprir a legislação e faremos um comparativo entre CLT e PJ. Boa leitura!

Quanto custa um funcionário?

Manter uma equipe não envolve apenas pagar o salário. Existem outros gastos que a empresa precisa arcar para cumprir com as leis trabalhistas.

Pelas regras da CLT, o colaborador tem direito a:

• Férias;
• 13° salário;
• Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

O vale-transporte é uma obrigação coletiva e, portanto, não deve ser incluído no salário, mas sim pago à parte. Neste caso, deve-se calcular quantos ônibus são utilizados por dia e multiplicar por 22 (que é a média de dias úteis por mês). Para esse benefício, o colaborador contribui com 6% do seu salário.

Veja o exemplo:

• Supondo que a passagem custa R$ 3,00 e ele utiliza ônibus para ir e voltar do trabalho;
• Por dia são R$ 6,00;
• Por mês, R$ 132,00;
• Se o funcionário recebe de salário R$ 1.000,00, o seu desconto será de R$ 60,00, ficando o restante para o empregador assumir.

Benefícios como vale-alimentação são definidos de acordo com a categoria e o preço médio para se almoçar na cidade.

Além desses valores, existem os chamados encargos sociais, que a empresa paga para órgãos diversos. Eles variam conforme o regime tributário adotado pelo empreendimento.

Como é feito o cálculo do custo de um funcionário?

As taxas e valores que devem ser pagos pelas empresas são estipulados de acordo com o regime que ela segue.

Simples Nacional

Muito utilizado entre as micro e pequenas empresas, conta com alíquotas mais brandas. Além disso, isenta as empresas de pagarem os encargos referentes ao INSS patronal, salário educação, seguro acidente de trabalho (SAT) e contribuições ao SEBRAE, SENAI, SESI ou Incra.

Imagine que o funcionário receba um salário-base de R$ 1.000,00. Deve-se somar a ele:

• 8% de FGTS por mês – R$80,00;
• Férias – R$ 1.000,00 (valor anual);
• 1/3 sobre férias – R$333,33 (valor anual);
• 13° salário – R$ 1.000,00 (valor anual);
• 8% de FGTS do valor anual – R$ 186,67;
• Provisão Mensal – R$ 210,00.

Soma-se, ainda, o valor do vale-transporte e vale-alimentação mensais, que, vamos supor que seja, respectivamente, R$ 132,00 e R$ 220,00.

O total é de R$ 1.642,00. Subtraindo 8% de INSS que ele deve pagar e os 6% referentes ao vale-transporte, a conta fecha em R$ 1.502,00.

Lucro Real ou Presumido

Neste regime, além dos encargos assumidos no Simples Nacional, são acrescentadas outras taxas:

• 20% de INSS (contribuição patronal);
• De 1% a 3% de seguro de acidente de trabalho;
• 2,5% de salário educação;
• 20% correspondente ao descanso semanal remunerado;
• 8,33% correspondem ao 13º salário;
• 3,3% para o “Sistema S” (SEBRAI, SENAI ou SESI);
• 11,11% correspondente às férias, levando em conta um salário por ano somado de 1/3 de abono.

Neste caso, o custo médio chega a aproximadamente R$ 1.700,00 por funcionário, ou seja, a empresa gasta R$ 700,00 a mais.

Quais as consequências de não cumprir a legislação?

Para não precisarem pagar todas as taxas e demais encargos, algumas empresas negociam com seus funcionários para eliminar a necessidade de registrá-los – mesmo que tenham sido contratados no regime CLT. Porém, trata-se de um dever estabelecido por lei e o seu descumprimento pode gerar problemas, como a necessidade de pagar multa.

Antigamente, a multa era no valor de um salário mínimo para cada funcionário não registrado. Com a atualização da Lei Trabalhista, porém, esse valor passou a ser calculado de acordo com o porte da empresa.

Companhias maiores precisam desembolsar R$ 3.000,00 por empregado, acrescido o mesmo valor em caso de reincidência. Já para as micro e pequenas empresas, a penalidade foi fixada em R$ 800,00.

Muitas empresas, ainda, optam por outro formato de contratação, a chamada Pessoa Jurídica (PJ). Esse tipo de terceirização está cada vez mais comum e já está amparada pela lei.

Qual a diferença entre CLT e PJ?

Com a CLT, o funcionário tem direito a benefícios concedidos por lei. Logo, para ele, costuma ser mais vantajoso, mesmo que isso implique em uma rotina de horários mais rígida, incluindo a necessidade de dar pausa para o almoço.

Para as empresas, a CLT gera mais custos, visto que, conforme explicamos, ele precisa arcar com diversas outras taxas além do salário propriamente dito. Em contrapartida, esse formato favorece a retenção de talentos, pois os benefícios são formas de valorizar o esforço deles.

No formato PJ, o empregador pode repassar o dinheiro que seria gasto com os encargos diretamente para o funcionário. Além de ter a possibilidade de receber mais, o trabalhador tem flexibilidade de horários, já que não está fixo às horas exigidas por lei.

Em contrapartida, o profissional PJ não tem direito aos chamados benefícios sociais, como décimo terceiro e férias. Além disso, em caso de demissão, não pode ser enquadrado no auxílio-desemprego, limitando-se a receber aquilo que foi acordado no contrato de prestação de serviços.

Outro aspecto bastante importante em relação à Pessoa Jurídica (terceirizada) é o fato de não poder possuir vínculo com a empresa, isto é não pode haver nenhum fator que vincule-o à empresa, como, por exemplo, ínicio e término da jornada diária definidos, ou seja, horário para entrar e sair. 

É importante saber que isso gera vínculo trabalhista e, uma vez que isso ocorre, é possível que haja passivos trabalhistas inimagináveis e incalculáveis à empresa, podendo resultar em inviabilidade. 

Por isso, uma consultoria é indispensável no tocante à esta questão para se proteger 100% de eventuais riscos e passivos nesta ordem.

As duas modalidades apresentam vantagens e desvantagens. Cabe às duas partes envolvidas definir o que é mais vantajoso para si.

Mantenha-se dentro da lei!

Não importa o porte da empresa, é essencial saber quanto custa um funcionário para, assim, se planejar de forma a não onerar as finanças.

Por mais que os encargos sejam muitos, é essencial seguir corretamente o que diz a legislação. Isso porque, em caso de multa, o valor pago pode ser ainda maior.

Para auxiliar nesse controle e planejamento, é importante contar com a ajuda de um escritório de contabilidade que tenha amplo conhecimento sobre o assunto. Entre em contato com a Segato e converse com um dos nossos especialistas!