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Guia para um fluxo de caixa eficiente

Dentro de qualquer negócio, um dos primeiros desafios de um empreendedor é aprender como lidar corretamente com seus recursos financeiros. Perder o controle das despesas e do faturamento pode facilmente fazer a empresa perder muito dinheiro e até levá-la à falência. Por isso, é muito importante tornar o seu fluxo de caixa mais eficiente, rápido e cada vez mais preciso. A questão é: como?

Guia para um fluxo de caixa eficiente

Você provavelmente já está familiarizado com o termo. O fluxo de caixa é, basicamente, o conjunto de entradas e saídas financeiras na sua empresa, que ocorrem em um determinado período. Um fluxo saudável é aquele que pode ser reposto regularmente pela empresa, garantindo um orçamento e lucratividade estáveis. Além disso, ele contribui com a administração dos recursos financeiros e ajuda a encontrar erros no seu faturamento.

Por outro lado, esse processo exige tempo, conhecimento e recursos da empresa. Torná-lo mais eficiente reduz esses custos e melhora seu entendimento das finanças da empresa. Se você precisa tornar seu fluxo de caixa mais eficiente, então precisa seguir estes requisitos:

Estabeleça uma periodicidade

Como já mencionamos, este fluxo deve levar em conta um período de tempo específico, como uma semana, um mês ou até um ano. Antes de começar qualquer avaliação ou coleta de dados, você precisa definir qual será a periodicidade estabelecida ou pode começar a gerar dados conflitantes e dificultar sua análise.

Na verdade, você também pode utilizar múltiplos períodos de análise, caso ache necessário. Por exemplo, ter um fluxo mensal não te impede de fazer um fluxo anual também. Tudo depende das necessidades da empresa e como essas análises contribuem com sua tomada de decisão. Independente disso, recomendamos que sempre haja uma avaliação mensal, já que é o período de fechamento de caixa mais comum para a maioria das empresas.

Automatize o registro de despesas e receita

A menos que seu negócio seja muito pequeno, é bem provável que você não consiga acompanhar todas as despesas e toda a receita da empresa manualmente. A menos que você dedique todo o seu tempo de trabalho ao acompanhamento do fluxo de caixa, não será possível registrar as informações e avaliá-las corretamente.

fluxo de caixa

É preciso analisar continuamente e categorizar receitas e despesas. Imagem: Pixabay

Adotar ferramentas que automatizem parte desse processo, como sistemas de gestão ou mesmo a terceirização desse serviço, pode te poupar bastante tempo, energia e recursos, os quais podem ser dedicados a outras áreas mais rentáveis. Por exemplo, você pode passar mais tempo aprimorando seu produto/serviço, melhorando o relacionamento com os clientes, capacitando seus colaboradores etc. Isso tudo sem sacrificar a análise do seu desempenho e saúde financeira.

Seja detalhista em seus relatórios

Em muitos contextos, especialmente no que diz respeito à gestão de recursos financeiros, deixar qualquer informação de lado é um erro grave. Pode ser tentador simplificar sua análise quando há outras questões que exigem sua atenção, mas isso frequentemente faz com que você deixe passar pequenos erros ou outros sinais importantes sobre a empresa.

O nível de detalhamento adequado pode variar de acordo com o contexto, mas o ideal é que o registro leve em conta todas as transações, da origem e destino de cada uma delas e se foram ou não concluídas. Se você tem dificuldades para registrar todos estes detalhes com precisão, é uma boa ideia investir em ferramentas para isso.

Leve em conta o cenário mais pessimista

Durante sua avaliação do fluxo de caixa e do planejamento para o futuro, é importante ter expectativas realistas e um plano para melhorar o desempenho dos seus negócios, mas também é preciso ter em mente que esses planos podem dar errado. Mesmo que suas projeções estejam otimistas, é necessário se preparar para o cenário mais pessimista.

Digamos, por exemplo, que haja alguma perda grave no seu faturamento em determinado período. Isso, naturalmente, exige que você adapte seu fluxo de caixa para evitar prejuízos. Tenha um plano de contingência para esse tipo de cenário. Mesmo que nunca seja necessário colocá-lo em prática, ainda é uma boa garantia.

Retifique os dados coletados

Mesmo com as melhores ferramentas à sua disposição, ainda há vários registros e informações que estão sujeitos a erros humanos. Em alguns casos, esses desvios são praticamente imperceptíveis, mas eles podem se acumular e começar a atrapalhar suas análises. Eventualmente, será melhor conferir esses dados para garantir que estão todos devidamente alinhados.

Esse processo de auditoria pode envolver toda a empresa, conferindo os recibos arquivados, lançamentos no sistema, relatórios automatizados e dados bancários. Essa retificação também deve ser periódica, ocorrendo ao menos uma vez por mês para setores individuais e uma vez por ano para o negócio como um todo.

Analise o fluxo de caixa regularmente

Claro, toda essa informação é coletada e organizada com um propósito: diagnosticar a saúde financeira e o equilíbrio de caixa dentro da empresa. Se o fluxo ficar no negativo em algum ponto, pode ser que haja algum erro na forma como os recursos financeiros da empresa são administrados no momento.

Essa avaliação também precisa ser regular. De preferência, ocorrendo após o fechamento do período correspondente ao seu ciclo de registro do fluxo de caixa. Dessa forma, você pode detectar esses erros e começar a corrigi-los antes que saiam do controle.

Foque sempre na origem do problema e em sua solução

Quando você está muito próximo de um setor, é comum que interprete os problemas de forma mais literal e imediata. Porém, na maioria dos casos, esses são apenas os sintomas de algo que está errado com os processos da empresa. Encontrar a origem do problema deve sempre ser seu objetivo.

Não basta apenas apontar essa origem e definir culpados. Mais importante que isso é ter soluções imediatas e que impeçam o problema de se repetir no médio e longo prazo. Esse é um uso bem mais produtivo do seu tempo, além de evitar um clima acusatório dentro do ambiente de trabalho.

Agora que você entende o que precisa fazer para tornar o seu fluxo de caixa mais eficiente, é hora de colocar esse conhecimento em prática. Se quiser continuar bem informado, assine a nossa newsletter e receba tudo em primeira mão.

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