fluxo de caixa

10 formas para redução de custos nas empresas

A redução de custos nas empresas é importante para manter o equilíbrio financeiro, principalmente em tempos de crise econômica, bem como assegurar o crescimento da instituição, já que gastos desnecessários tendem a frear esse processo.

Sendo assim, confira agora algumas maneiras de garantir o sucesso do seu negócio a partir de custos moderados.

1.Materiais de escritório

Pode parecer irrelevante, mas os gastos com papel, fotocópias e impressões afetam a contabilidade ao final de cada mês. Ainda mais se considerarmos que muitos desses materiais vão parar no lixo.

Para reduzir os custos, é possível orientar os funcionários a utilizarem apenas o necessário, além de reaproveitar o material quando possível, como fazendo uso dos dois lados de uma folha, usando-a como rascunho. Outra dica é recorrer aos arquivos digitais e ferramentas colaborativas online de compartilhamento e assim evitar impressões desnecessárias.

2.Energia elétrica e água

Diminuir o consumo de água e energia é uma das principais atitudes para a redução de custos nas empresas. Isso pode ser alcançado com a substituição de lâmpadas incandescentes pelas de LED ou fluorescentes, por exemplo.

Lembrar-se de desligar impressoras e computadores nos intervalos e ao final do turno de cada usuário, também é uma dica de economia, assim como usar o ar-condicionado somente nos momentos mais críticos do dia.

Quanto a água, instalar torneiras temporizadas e descargas econômicas são ótimas maneiras de economizar.

redução de custos

Economizar água e energia elétrica é uma das soluções para a redução de custos nas empresas.

3. Telefonia e internet

Apesar de ser um custo fixo, há maneiras de diminuir esse gasto. É possível negociar planos corporativos econômicos entre as operadoras e escolher aquele que mais se adequa à empresa.

Os funcionários devem ser instruídos quanto ao uso de chamadas interurbanas e internacionais. Atualmente, aplicativos como WhatsApp, Skype e Viber têm sido uma alternativa perfeita para esses contatos.

4. Materiais descartáveis

Copos de água e café descartáveis, além de mexedores de acrílico, são itens que também pesam na contabilidade.

A ideia mais sensata é que cada funcionário possua sua própria caneca. Os descartáveis podem ser oferecidos apenas aos clientes e demais visitantes.

5. Estoque parado

O controle do estoque é mais uma iniciativa que contribui para a redução de custos nas empresas. Estoque parado gera prejuízo financeiro. Dependendo do produto, a perda pode ser ainda maior caso ele se deteriore com o tempo.

Assim, as compras devem ser planejadas de acordo com as vendas. Outra opção é adquirir algum software apropriado para controle de estoque.

6. Contratação e demissão de funcionários

Muitos custos são gerados em ambos os processos. Para manter o equilíbrio nas contas, analise se uma vaga aberta é de real necessidade ou ainda se a contratação de um terceiro ou autônomo não são alternativas mais econômicas.

No caso da demissão, veja se os custos de rescisão em relação à contratação de um novo colaborador é algo viável.

7. Equipamentos baratos

Tenha em mente que a redução de custos caminha lado a lado com bons investimentos. Portanto, adquirir equipamentos baratos pode ser sinônimo de perda de dinheiro. Afinal, a manutenção ou o conserto podem comprometer o orçamento da empresa.

Prefira instrumentos modernos e de qualidade. O gasto inicial poderá ser alto, mas evitará surpresas futuras. Para equipamentos de pouco uso, considere o aluguel.

8. Faça uma análise dos fornecedores

Se um fornecedor está com preço alto, faça a troca por outro que ofereça o mesmo serviço de qualidade por um valor melhor. Se esse não é o caminho desejado, tente ao menos uma redução nos preços.

É normal que as empresas trabalhem com certos fornecedores por muitos anos e deixem de acompanhar o preço cobrado pelos concorrentes. E isso é um erro.

9. Regime de tributação

O setor fiscal da empresa deve estar atento se o regime de tributação utilizado é mesmo o correto.

Em último caso, contrate uma consultoria especializada para fazer essa análise. Escolhas erradas irão gerar gastos altos e desnecessários.

10. Invista na educação dos funcionários

Educar os funcionários quanto aos desperdícios é imprescindível para ajudar na redução de custos nas empresas.

Ao explicar o motivo da necessidade de economizar material de escritório, diminuir o consumo de água e energia, além de utilizar aplicativos para telefonemas, eles saberão que tais atitudes são para o bem de todos.

Isso pode ser mostrado em apresentações de slides com gráficos reais que mostrem o que pode ser economizado em relação ao que foi gasto nos últimos meses e ano.

E se você tiver outras dicas quanto à redução de custos nas empresas, deixe aqui seus comentários e compartilhe conosco seus conhecimentos.

tendências de contabilidade

As maiores tendências de contabilidade para a sua empresa

A área contábil é indispensável para o funcionamento de qualquer empresa, tendo um papel fundamental em sua gestão e saúde financeira. Ao longo do tempo, em meio ao aumento da concorrência e devido a modificações dentro da própria profissão, houve mudanças significativas na forma como o sistema de contabilidade é realizado.

Muitas companhias têm procurado seguir as novas tendências de contabilidade, para remodelar os negócios e facilitar o trabalho, o que ajuda a gerar novos negócios e mantém a competitividade no mercado.

Tornar os processos do dia a dia mais simples e tecnológicos tem sido uma boa opção dentro da contabilidade. Por isso, é importante estar sempre atento e adaptado às mudanças e ao surgimento de novas tecnologias. Confira algumas das maiores tendências de contabilidade que sua empresa deve seguir:

Automação

A automação da contabilidade tem sido a melhor opção para economizar tempo e esforços, uma vez que elimina a necessidade do trabalho manual de entrada de dados. Em meio a várias outras demandas, torna-se possível diminuir a burocracia e os colaboradores podem usar o tempo para a resolução de outras questões mais importantes.

O contador não deve ter receio de ser substituído por um software, e sim se preocupar em estar sempre atualizado quanto às novidades tecnológicas, para saber lidar com essas novas ferramentas e tornar a sua contabilidade competitiva dentro do mercado.

Sistemas integrados

Com o uso de sistemas integrados, não é mais necessário manter procedimentos separados para o preparo de relatórios financeiros, de gerenciamento ou fluxo de caixa. O sistema facilita a entrada e saída de informações e acelera o tempo para elaboração desses documentos, além de permitir o acesso de relatórios das operações diárias em tempo real.

Com a grande complexidade dos negócios modernos, a adoção de sistemas eficientes para auxiliar o contador acaba se tornando necessária.

Migração das obrigatoriedades assessorias para o meio digital

Após o Decreto Nº 8.373/2014 foi instituído o e-social, um sistema digital que tem como objetivo transmitir obrigatoriedades fiscais, previdenciárias e trabalhistas ao governo, simplificando a forma como os contadores trabalham.

Desse modo, todas as obrigatoriedades assessorias que antes eram feitas em papel, estão migrando para o meio digital, proporcionando benefícios como mais facilidade e controle na gestão; redução da burocracia, pois dispensa o preenchimento de diversas declarações e formulários; maior transparência em relação às informações prestadas; e mais facilidade na recuperação de dados e ao acesso a informações.

Certificação digital

Na internet, há cada vez mais informações transitando e, infelizmente, também há muitas pessoas roubando e usando indevidamente esses dados. Quando existe o envio ou solicitação de recuperação de informações contábeis aos órgãos do governo, como há a garantia de quem solicitou?

Por isso, hoje em dia os contadores necessitam de um certificado digital, que atesta a autenticidade dos dados do profissional e garante a segurança das informações dos clientes. Com a implantação do sistema eSocial, os profissionais contábeis passaram a ter que adaptar a infraestrutura tecnológica para se adequar.

Essas tendências de contabilidade têm feito o setor passar por várias mudanças, sempre focando em melhorias para os clientes. Sua empresa tem acompanhado essas tendências? Deixe um comentário e continue acompanhando nosso blog para estar sempre por dentro das novidades.

garantir a saúde financeira

Guia para um fluxo de caixa eficiente

Dentro de qualquer negócio, um dos primeiros desafios de um empreendedor é aprender como lidar corretamente com seus recursos financeiros. Perder o controle das despesas e do faturamento pode facilmente fazer a empresa perder muito dinheiro e até levá-la à falência. Por isso, é muito importante tornar o seu fluxo de caixa mais eficiente, rápido e cada vez mais preciso. A questão é: como?

Guia para um fluxo de caixa eficiente

Você provavelmente já está familiarizado com o termo. O fluxo de caixa é, basicamente, o conjunto de entradas e saídas financeiras na sua empresa, que ocorrem em um determinado período. Um fluxo saudável é aquele que pode ser reposto regularmente pela empresa, garantindo um orçamento e lucratividade estáveis. Além disso, ele contribui com a administração dos recursos financeiros e ajuda a encontrar erros no seu faturamento.

Por outro lado, esse processo exige tempo, conhecimento e recursos da empresa. Torná-lo mais eficiente reduz esses custos e melhora seu entendimento das finanças da empresa. Se você precisa tornar seu fluxo de caixa mais eficiente, então precisa seguir estes requisitos:

Estabeleça uma periodicidade

Como já mencionamos, este fluxo deve levar em conta um período de tempo específico, como uma semana, um mês ou até um ano. Antes de começar qualquer avaliação ou coleta de dados, você precisa definir qual será a periodicidade estabelecida ou pode começar a gerar dados conflitantes e dificultar sua análise.

Na verdade, você também pode utilizar múltiplos períodos de análise, caso ache necessário. Por exemplo, ter um fluxo mensal não te impede de fazer um fluxo anual também. Tudo depende das necessidades da empresa e como essas análises contribuem com sua tomada de decisão. Independente disso, recomendamos que sempre haja uma avaliação mensal, já que é o período de fechamento de caixa mais comum para a maioria das empresas.

Automatize o registro de despesas e receita

A menos que seu negócio seja muito pequeno, é bem provável que você não consiga acompanhar todas as despesas e toda a receita da empresa manualmente. A menos que você dedique todo o seu tempo de trabalho ao acompanhamento do fluxo de caixa, não será possível registrar as informações e avaliá-las corretamente.

fluxo de caixa

É preciso analisar continuamente e categorizar receitas e despesas. Imagem: Pixabay

Adotar ferramentas que automatizem parte desse processo, como sistemas de gestão ou mesmo a terceirização desse serviço, pode te poupar bastante tempo, energia e recursos, os quais podem ser dedicados a outras áreas mais rentáveis. Por exemplo, você pode passar mais tempo aprimorando seu produto/serviço, melhorando o relacionamento com os clientes, capacitando seus colaboradores etc. Isso tudo sem sacrificar a análise do seu desempenho e saúde financeira.

Seja detalhista em seus relatórios

Em muitos contextos, especialmente no que diz respeito à gestão de recursos financeiros, deixar qualquer informação de lado é um erro grave. Pode ser tentador simplificar sua análise quando há outras questões que exigem sua atenção, mas isso frequentemente faz com que você deixe passar pequenos erros ou outros sinais importantes sobre a empresa.

O nível de detalhamento adequado pode variar de acordo com o contexto, mas o ideal é que o registro leve em conta todas as transações, da origem e destino de cada uma delas e se foram ou não concluídas. Se você tem dificuldades para registrar todos estes detalhes com precisão, é uma boa ideia investir em ferramentas para isso.

Leve em conta o cenário mais pessimista

Durante sua avaliação do fluxo de caixa e do planejamento para o futuro, é importante ter expectativas realistas e um plano para melhorar o desempenho dos seus negócios, mas também é preciso ter em mente que esses planos podem dar errado. Mesmo que suas projeções estejam otimistas, é necessário se preparar para o cenário mais pessimista.

Digamos, por exemplo, que haja alguma perda grave no seu faturamento em determinado período. Isso, naturalmente, exige que você adapte seu fluxo de caixa para evitar prejuízos. Tenha um plano de contingência para esse tipo de cenário. Mesmo que nunca seja necessário colocá-lo em prática, ainda é uma boa garantia.

Retifique os dados coletados

Mesmo com as melhores ferramentas à sua disposição, ainda há vários registros e informações que estão sujeitos a erros humanos. Em alguns casos, esses desvios são praticamente imperceptíveis, mas eles podem se acumular e começar a atrapalhar suas análises. Eventualmente, será melhor conferir esses dados para garantir que estão todos devidamente alinhados.

Esse processo de auditoria pode envolver toda a empresa, conferindo os recibos arquivados, lançamentos no sistema, relatórios automatizados e dados bancários. Essa retificação também deve ser periódica, ocorrendo ao menos uma vez por mês para setores individuais e uma vez por ano para o negócio como um todo.

Analise o fluxo de caixa regularmente

Claro, toda essa informação é coletada e organizada com um propósito: diagnosticar a saúde financeira e o equilíbrio de caixa dentro da empresa. Se o fluxo ficar no negativo em algum ponto, pode ser que haja algum erro na forma como os recursos financeiros da empresa são administrados no momento.

Essa avaliação também precisa ser regular. De preferência, ocorrendo após o fechamento do período correspondente ao seu ciclo de registro do fluxo de caixa. Dessa forma, você pode detectar esses erros e começar a corrigi-los antes que saiam do controle.

Foque sempre na origem do problema e em sua solução

Quando você está muito próximo de um setor, é comum que interprete os problemas de forma mais literal e imediata. Porém, na maioria dos casos, esses são apenas os sintomas de algo que está errado com os processos da empresa. Encontrar a origem do problema deve sempre ser seu objetivo.

Não basta apenas apontar essa origem e definir culpados. Mais importante que isso é ter soluções imediatas e que impeçam o problema de se repetir no médio e longo prazo. Esse é um uso bem mais produtivo do seu tempo, além de evitar um clima acusatório dentro do ambiente de trabalho.

Agora que você entende o que precisa fazer para tornar o seu fluxo de caixa mais eficiente, é hora de colocar esse conhecimento em prática. Se quiser continuar bem informado, assine a nossa newsletter e receba tudo em primeira mão.